Tai pirmoji automatizacija, kurią rekomenduoju visiems. Ji paprasta, aiškiai atsiperka ir parodo, kaip AI dirba kartu su kitais įrankiais.
Ką sukursime
Kai į pašto dėžutę ateina laiškas su PDF sąskaita, automatizacija ją perskaito, ištraukia tiekėją, sumą, datą ir sąskaitos numerį, ir įrašo į Google Sheets lentelę. Tu gauni pranešimą ir tik patikrini.
Ko reikia
- Gmail arba Outlook paskyra.
- Zapier arba Make paskyra (nemokama versija tinka pradžiai).
- Google Sheets lentelė su stulpeliais: Data, Tiekėjas, Suma, Nr., Failas.
Žingsniai
- Trigeris: naujas laiškas su priedu ir žodžiu „sąskaita“ arba „invoice“ temoje.
- Veiksmas: ištraukti tekstą iš PDF (Zapier turi tam įtaisytą žingsnį).
- AI žingsnis: paduodi tekstą ir prašai grąžinti JSON su 4 laukais. Aiškiai nurodyk formatą.
- Veiksmas: nauja eilutė Google Sheets su tais laukais.
- Pranešimas: Slack arba el. paštas „Nauja sąskaita: X, 240 €“.
Prompto pavyzdys AI žingsniui
„Iš šio teksto ištrauk: tiekėjo pavadinimą, bendrą sumą su PVM, sąskaitos datą (YYYY-MM-DD), sąskaitos numerį. Grąžink tik JSON be paaiškinimų.“
Dažnos klaidos
AI kartais supainioja sumą be PVM ir su PVM. Pridėk į promptą pavyzdį. Skenuotos sąskaitos be teksto sluoksnio neveiks – joms reikia OCR žingsnio.
Kiek kainuoja
Nemokama Zapier versija leidžia apie 100 užduočių per mėnesį. Jei sąskaitų daugiau, mokamas planas kainuoja mažiau nei valanda buhalterio darbo.